TRABAJO COLABORATIVO MOMENTO 4

Presentado por:

MARLY YADIRA SAAVEDRA FORERO

MARIA SILVIA ROJAS BARAJAS

DARY MILENA SALAZAR

MARTIN OMAR REYES

DIANA PATRICIA QUIROGA

INTRODUCCION

En nuestro entorno profesional social debemos dar gran importancia a toda la población vulnerable, ya que ellos también ponen su granito de arena para el desarrollo de los proyectos con el propósito de mejorar la calidad de vida, es por ello que en asocio con las administraciones municipales a nivel nacional debemos crear y ejecutar proyectos productivos que como el caso que nos presentan  “Leches Ácida” mejoren las condiciones económicas y sociales de la comunidad a beneficiar. Teniendo como base que  en hay recursos que nos ofrece el sistema general de regalías, que deben ser ejecutados según el plan de desarrollo de cada municipio, conllevando a que la comunidad sea la directamente beneficiada de dichos recursos.

En los proyectos productivos debemos implementar la metodología PMbok, diseñando los recursos humanos y un adecuado Plan de gestión de las comunicaciones con el fin de potencializar cada fase del proyecto.

JUSTIFICACION

El desarrollo de proyectos productivos, donde se ejecuten recursos que son provenientes de la explotación de recursos naturales no renovables, y además de ello que los directamente beneficiarios sean las personas que más lo necesitan, con el firme  propósito de mejorar calidad de vida lo cual incluye: vida social, económica, cultural, salud, educación, vivienda.

En nuestro entorno profesional  y atendiendo las necesidades del medio se debe desarrollar y/o implementar nuevas tecnologías, planes de mercadeo, planes de servicio entre otros con el fin de lograr alcanzar las metas propuestas y llevar a buen fin un proyecto, beneficiando a la comunidad y con ello mejorando la calidad de vida de los colombianos mas necesitados.

OBJETIVOS

GENERAL

Vincular a un proyecto productivo personas pertenecientes a los  grupos más vulnerables del municipio de Galesa, Boyacá, mostrando las mejores estrategias para incluirlos, con el propósito de suplir algunas necesidades y mejorar su calidad de vida.

ESPECÍFICOS

• ·         Identificar todas las personas, grupos y organizaciones que estén afectadas o se puedan sentir afectadas por el proyecto.
• ·         Elaborar la matriz de influencia impacto
• ·         Analizar el registro de interesados directos e indirectos
• ·         Desarrollar la matriz de las comunicaciones.
• ·         Conocer los métodos de comunicación

FASE 4 APRENDIZAJE PRACTICO

DIRECCION DEL PROYECTO

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO
NOMBRE	PRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN  DE LECHES ACIDAS (YOGURT Y KUMIS)  DONDE SE VINCULA 50 PERSONAS EN RIESGO  PARA MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA DE LOS HABITANTES DEL MUNICIPIO DE GAMESA BOYACÁ.
ENCARGADOS DEL PROYECTO	Gerente General
ASOCIACIONES INFLUENCIADAS:	cooperativa productora de leches acidas
PERSONAS AFECTADAS:	69 adultos en edad de trabajar.
LUGAR:	GAMEZA - BOYACA
DURACIÓN:	12 MESES
FECHA DE INICIO	21 de Noviembre de 2015
FECHA DE TERMINACIÓN	21 de Noviembre de 2016
PRESUPUESTO:	300.000.000=
DESCRIPCION DEL PROYECTO	El desarrollo de PRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN  DE LECHES ACIDAS (YOGURT Y KUMIS)  DONDE SE VINCULA 50 PERSONAS EN RIESGO  PARA MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA DE LOS HABITANTES DEL MUNICIPIO DE GAMESA BOYACÁ.  Pretende ejecutar recursos que son provenientes de la explotación de recursos naturales no renovables, y además de ello que los directamente beneficiarios sean las personas que más lo necesitan, con el firme  propósito de mejorar calidad de vida lo cual incluye: vida social, económica, cultural, salud, educación, vivienda.

FATORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

El proyecto no requiere licencia ambiental, ni diagnóstico ambiental de alternativas tampoco plan de manejo ambiental

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

1. Documentos de Adquisición: 

-          cotizaciones de los materiales a necesarios para la construcción de los establos.

2. Pago de salarios:

-          Cooperativa productora de leches acidas, se encarga de pagar los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de todo el personal que ocupe la ejecución de cada obligación.

3. Políticas ambientales:

-          El proyecto no requiere licencia ambiental

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Análisis de interesados

Interesado	Interés(es) en el Proyecto	Evaluación de impacto	Estrategias potenciales para Ganar Apoyo o Reducir Obstáculos
Cooperativa productora de leches acidas	Mejorar calidad de vida lo cual incluye: vida social, económica, cultural, salud, educación, vivienda.	impacto macroeconómico	asociatividad con entidades publicas
Entidades gubernamentales	Evita las migraciones a las ciudades y por ende los problemas que esto genera. Arraigándoles al amor a su tierra.	50 personas en riesgo  para mejorar la calidad de vida de los habitantes del municipio de Gamesa Boyacá.	Difundir  el proyecto hacia otras regiones, con el fin de generar asociaciones interdepartamentales.

SALIDAS

Registro de interesados

·         50 personas beneficiadas vulnerables

·         Cooperativa productora de leches acidas

·         Entiades gubernamentales

·         Comunidad en general

PLAN DE GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS

. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

    ADQUISICIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Rol: Director 

Autoridad: Autorizado para aprobar o desaprobar los cambios que se le hagan al proyecto y la ejecución del mismo. Capacidad de negociar e influir.

Responsabilidad: Responsable de la contratación del personal calificado para la  ejecución del proyecto: Identificar• Conformar • Mantener • Motivar • Liderar • Inspirar

Competencia: Firmar los contratos y coordina el proyecto

Rol: Gerente General

Funciones: Planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo

Responsabilidad:

• Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.
• Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los cargos.
• Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
• Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones o diferencias.
• Coordinar con el Administrador y jefe de procesos productivos, las reuniones.
• Realizar las compras de materiales, resolver las reparaciones o desperfectos que se deban hacer en la empresa.
• Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo.
• Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable entre otros.

Competencia: Habilidades para la coordinación y comunicación asertiva con el personal

Rol: Gerente administrativo

Funciones: Ayuda al Gerente General a planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa y operativa de la empresa, Se encarga de la gestión de los proveedores, y demás actividades relacionadas con la producción. Desarrolla las estrategias de compras y las proyecciones de la organización. Se encarga del control administrativo y disciplinario del personal y coordina toda la actividad de producción de la empresa.

Responsabilidad:

• Pertenece a la junta directiva, planea, ejecuta y dirige la gestión administrativa y operática de la empresa.
• Realiza reuniones con el administrador de procesos productivos para la realización de planes operativos y de acción.
• Presupuestar costos y gastos propios de la actividad de la cooperativa.
•  Pagar nómina.
• Discutir la contratación, selección, capacitación y ubicación del personal adecuado para cada cargo.
• Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable entre otros con la gerencia general y el asesor técnico.

Rol: Gerencia de Contabilidad y Finanzas

 Funciones:

·         La asignación eficiente de fondos dentro de la organización.

·         La obtención de fondos en términos más favorables posibles.

 Responsabilidad:

• Determinar el monto apropiado de fondos que debe manejar la organización (su tamaño y su crecimiento)
• Definir el destino de los fondos hacia activos específicos de manera eficiente.
• Obtener fondos en las mejores condiciones posibles, determinando la composición de los pasivos

Rol: Gerencia de operaciones o producción

Funciones:

• Organiza y da seguimiento a la ejecución de todos los trabajos dentro del ciclo de producción garantizando que, individualmente, cumplen con las especificaciones establecidas en el sistema de calidad.
• Tiene Responsabilidad sobre el funcionamiento del área productiva de la empresa y sobre el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por el Gerente General y/o el equipo gerencial.
• Promueve el sistema de calidad en toda el área de la que es responsable, ayudando a completar aspectos que pueden contribuir a su mejora continuada
• Trata con el Gerente General sobre los planes a corto, medio y largo plazo para hacer progresar el área productiva de la empresa con respecto a las tendencias del mercado y de la tecnología.
• Recibir, filtrar y distribuir los procedimientos y mejoras del sistema de calidad.
• Asignar las funciones y responsabilidades a cada una de las personas de su área, así como las relaciones entre ellas, muy especialmente de los que tienen cargos jerárquicos.

Responsabilidad:

• Administración de la producción
• Diseño y control de calidad de procesos

Rol: Gerencia de Ventas y Comercialización

Funciones:

• Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.
• Establecer metas y objetivos
• Calcular la demanda y pronosticar las ventas
• Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas.
• Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores.
• Compensa, motiva y guía las fuerzas de venta.

Responsabilidad:

• Fijación de precios del producto para el consumidor final haciendo uso

de elementos integradores de producción, competencia, entre otros.

• Evaluar y seleccionar cursos de acción a partir de investigaciones

concluyentes.

•  Definir las alternativas de penetración en el mercado
• Coordinar el equipo de trabajo involucrado en la estrategia de

mercadeo de negocio.

• Generar estrategias de distribución, promoción y venta de los

productos finales de la empresa.

• Determinar las inversiones en las diversas actividades del proceso de

mercadeo.

Cargo: Recursos Humanos
Funciones:

• Ejecutar los procesos de reclutamiento, selección, contratación y  desvinculación del personal.
  Elaborar y mantener actualizadas las bases de datos y documentación relativas
  a la dotación de recursos humanos del establecimiento.
• Administrar mecanismos de control y supervisión del cumplimiento de las
  normas relativas a los derechos y obligaciones de los funcionarios.
•  Ejecutar los procesos mensuales de liquidación y pagos de remuneraciones del
  personal de la empresa..
  

DESARROLLO DEL EQUIPO DE PROYECTO

EL DESARROLLO DEL EQUIPO DEL PROYECTO

Los miembros del equipo del proyecto tienen habilidades adecuadas, todos trabajan por un mismo objetivo y van en la misma dirección. En el transcurso de este proceso se mejoran las competencias y la interrelación entre los miembros del equipo logrando llevar a cabo con éxito el proyecto.

ENTRADAS

a) Asignaciones del personal al proyecto: La dirección y gestión de recursos humanos están encaminados al aprovechamiento máximo de un recurso limitado, heterogéneo y variable, como es el personal del equipo del proyecto, para llevar a cabo este proceso se debe tener en cuenta:

·         Selección de personal adecuado

·         Identificación de perfiles en el equipo de trabajo

·         Habilidades y destrezas del personal

·         Determinación de roles

La selección utilizada es simplemente el procedimiento de asignación y selección de personal acorde a las necesidades, dando como respuesta la descripción del grupo de personal necesario en el cual se recopila las características del personal disponible como es:

·         Experiencia previa

·         Intereses personales

·         Características personales

·         Disponibilidad, etc.

Posteriormente se considera que el proyecto está dotado de personal suficiente cuando se han asignado a todas las actividades del cronograma un equipo de personas apropiado para completarlas.

La documentación puede incluir un Directorio del equipo del Proyecto, memorandos para cada uno de los miembros del equipo y el que sus nombres se incluyan en otras partes del Plan de Gestión del Proyecto. Por ejemplo, en los organigramas y cronogramas del Proyecto.

b) Plan de dirección, Este se determina según las necesidades del proyecto, puede ser formal o informal, se da según los requerimientos del mismo. Su objetivo principal es describir las necesidades del personal, identificando qué tipo de aptitudes se exigen, a qué tipo de trabajadores o grupos de trabajadores se realiza y en qué periodos de tiempo.

Se debe tener en cuenta las siguientes pautas,

·         Formación. El equipo se reúne y se conoce.

·         Adaptación. El equipo conoce y comprende sus roles y responsabilidades. 

·         Normalización. El equipo empieza a adaptarse a las fortalezas y debilidades de los demás.

·         Ejecución.  Esta es la última etapa el equipo lucha para satisfacer objetivos comunes, se apoyan unos en otros.  La productividad total es especialmente alta y se reconoce con tal por otros que están fuera del equipo. 

c) Calendario de Recursos: Se documenta los períodos de tiempo que cada miembro del equipo del Proyecto debe trabajar. Se realiza un cronograma definitivo que sea fiable depende de tener una buena comprensión y resolución de los conflictos en los cronogramas de cada persona asignada, incluidas sus vacaciones y compromisos.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

a)      Habilidades interpersonales:

El personal  contratado para el desarrollo de las actividades debe contar con habilidades básicas y esenciales que nos ayudan a optimizar las relaciones  del grupo de trabajo y que son claves para el éxito del mismo.

Por lo tanto se determinan las habilidades del grupo que  permiten relacionarnos mejor con las personas, a continuación explicamos las distintas habilidades interpersonales como son,

Empatía

La empatía siendo una habilidad importantísima que nos confiere la cualidad humana. No tener empatía significa no saber identificar las emociones de los demás y perderse con ello gran parte de la vida y su sentido.

Empatizar es importantísimo no solo por no ser seres inhumanos sino para relacionarnos correctamente con los demás. Si no sabemos empatizar vamos a mirar demasiado para nosotros siendo incapaz así de tener en cuenta los sentimientos de los demás.

Emociones

En este proceso se determina que las emociones son las grandes dominantes, se deben tener en cuenta además porque las emociones son el principal aliciente de la empatía. Las personas no se mueven por lógica se mueven casi enteramente por emociones. Una persona está a favor o en contra de una opinión más que por la lógica lo está por las emociones que siente. Temor, ira, miedo, felicidad, éxtasis son distintas emociones y cada una con una reacción bien distinta. Las emociones pueden cambiar en segundos una vida para siempre, destruirla o beneficiarla.

Aprender a dominar las emociones que sentimos, cómo, cuando las exteriorizamos y sobretodo aprender a provocar las emociones que queremos en otras personas es fundamental para obtener buenas relaciones sociales en el grupo

Sociabilidad

La sociabilidad es el punto que se podría considerar como directo en las relaciones interpersonales pero no es la única parte como hemos visto anteriormente.  No obstante la felicidad y la actitud de una persona suele estar muy ligada a cómo son sus habilidades sociales.

b) Capacitación

El Gerente del proyecto o el encargado de la gestión de los Recursos Humanos diseña e imparte la formación acorde a las necesidades y actividades plateadas, realizando cursos de inducción al personal, manejo adecuado instalaciones, seguridad industrial entre otras de importancia con el objetivo de capacitar al personal y de esa forma crecer como empresa para satisfacer las necesidades de los clientes, basados en la calidad del producto final.

El proyecto cuenta con capacitación constante para determinar la detección de las necesidades en el diagnóstico y cada una de las etapas del desarrollo del proyecto concientizándolos para cumplir con los requerimientos establecidos.

Las técnicas o herramientas utilizadas son charlas, conferencias, talleres, videos, aplicación de cuestionarios, análisis de los resultados de los indicadores de desempeño operativo de las actividades programadas y ejecutadas.

Se contara con un formato de  registro  de capacitación el cual se muestra a continuación,

COOPERATIVA PRODUCTORA DE LECHES ACIDAS MUNICIPIO GAMEZA – BOYACA ASISTENCIA A CAPACITACION PROYECTO: FECHA:
NOMBRE DE LA CAPACITACION: OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN:			RESPONSABLE:
PARTICIPANTES
NOMBRES Y APELLIDOS	DOCUMENTO	TELÉFONO		E-MAIL	FIRMA

c) Actividades del desarrollo del espíritu de equipo, Son actividades que se realizan con los miembros del equipo con el fin de mejorar la interacción y el trabajo en equipo algunas actividades a tener en cuenta son:

·         Reconocer el esfuerzo

·         Participar en la toma de decisiones

·         Brindar oportunidades de crecimiento

·         Generar un ambiente agradable de trabajo

·         Premiar el desempeño

d) Reglas básicas. Las reglas se establecen para determinar el comportamiento aceptable de los miembros del equipo, en este caso nombraremos algunas de ellas,

·         Siga las instrucciones y revise permanentemente los procedimientos.

·         Definir y organizar las tareas

·         Corrija o avise de inmediato, si comprueba que existen condiciones inseguras de trabajo.

·         La señalización de  seguridad constituye una norma por lo que se debe cumplir en todo momento. Pida ayuda si no recuerda o reconoce.

·         Use las herramientas, materiales y equipos de manera adecuada, úselas con seguridad.

·         Porte el equipo de protección personal adecuado y manténgala en buenas condiciones

·         Utilice, ajuste o efectué reparaciones en los equipos solo cuando esté autorizado

·         Solo se puede comer y beber en los recintos donde está expresamente permitido

·         Asista, preste atención y cumpla con las capacitaciones de seguridad

·         Todo trabajador debe cumplir las indicaciones dadas por su superior y conocer los procedimientos y estándares de trabajo seguros establecidos, para trabajar de manera eficiente y segura.

e) Reconocimiento y recompensas

De acuerdo a la evaluación realizada por el director de proyecto, éste entrega reconocimientos y recompensas apropiadas para los miembros del equipo en cuanto a bonificaciones, reconocimiento por excelencia, eficiencia, calidad.

SALIDAS

a) Evaluaciones del desempeño del equipo

Esta son indicadores de los esfuerzos aplicados a los miembros del equipo en cuanto a capacitación, desarrollo del espíritu de equipo y re ubicación.

Las evaluaciones se realizan de forma periódica para determinar qué tan efectivas fueron las estrategias utilizadas para el mejoramiento y rendimiento del proyecto.

Las evaluaciones de desempeño en trabajo en equipo recompensan el éxito o penalizan las fallas cuando se juzga el grupo de la empresa.

Se evaluara mediante la implementación del cuestionario 360º, primero semanalmente, después cada mes o al  finalizar cada una delas etapas del proyecto.

Concluida la evaluación deberá ser archivado,  El Jefe Inmediato, debe sostener una entrevista con el trabajador, a fin de comunicarle cuales han sido las apreciaciones registradas, presentando los resultados.